忘年会・新年会シーズンで幹事を成功させたい人へ送る心構えとコツ

師走となり世間様は慌ただしい様相。

ふと、宴会企画好きだった数年前を思い出したので、

自分の経験や見解、ウケた企画などを書いてみます。

心構え

面倒臭いから適当でいいや… 無難に乗り越えられたらどうでもいい。

とお考えの人は参考にならないので飛ばして下さい。

僕が推したいのは、参加者全員の満足度をなるべく高めるように企画する事です。

参加する人の年齢層、性別、組織によって最適な選択は変わります。

が、だからといって無難、適当にしてしまうと、あまり楽しくなかった…と感じてしまう人が出てしまいます。

組織の空気、参加者一人一人の気質を考えながら決めていきましょう。

しかしながら、全員が全員満足した会にする事はまず不可能です。

一人一人性格が違いますし、各々好みがあります。

そこで、まずは組織カーストの低い人に合わせ、不満をもたないよう優先的に考えて企画する事を勧めます。

なぜそうするのか?というと、組織カーストの高い人は、どんな場でも中心的に振る舞え、ワイワイガヤガヤできます。

会話相手がいなくなり、ぽつんとする事もほぼないでしょう。

そういう人は、ほっといても勝手に楽しんでいる事が多いのです。

なのでひとまず置いといて、ぼっちになりそうな雰囲気の人がなるべく楽しめるような席配置だったり、イベント企画を心がけましょう。

ぼっち気質の人は、行った飲み会がつまらなければ、もう二度といきたくないと思ってしまうかもしれません。

そういう人を少なくした方が全体の満足度はあがります。

準備項目

事前に考えなくてはいけない事として、

  • お店の予約
  • メニュー
  • 日時・時間
  • 会費
  • 席の配置
  • 挨拶など
  • 二次会のセッティング
  • 余興

などがあげられます。

こと忘年会・新年会に関して一番重要なのは、お店の予約

みんな考えている事は同じで、金曜、祝前日、土曜の夜に予約が殺到します。1ヶ月前に動けばいいか。

なんて気楽に構えていると、大抵痛い目に合うのでご注意を…

過去の僕の経験談ですが、

11月半ばに忘年会の幹事を急遽任され、日程が決まって予約を試みたが…

人数が多かった事もあり、どこもかしこも満席で予約取れずじまい…

荒技を使ってなんとかとれましたが、かなり苦戦しました.. ..

忘年会の場合、11月からお店を探すのでは遅い場合が多いのです。

お店関連

お店の予約、お店選びが、幹事の仕事7割を占めるといっても過言ではないでしょう。

どんなお店にするか、どのようなメニュー、席にするか、とても重要です。

どんな店にするか?

これは参加メンバーによってまちまちですが、より満足度を上げたいと考えているならばチェーン店は避けたいところです。

なぜかというと、お値段は安いかもしれませんが、料理の質、量が低いから。

(逆にそこをクリアできてるなら問題ないです)

ただの飲み会ならいざ知らず、一年に数回しかないイベントです。

良い印象に残る良いお店を選びましょう。

できれば、一度行った事のあるお店や、口コミで評判のよいお店の方が外れがないです。

良いお店というのは人に紹介できます。

これはとても大切で、教えた人からお返しで何かよいお店を紹介してもらえたりして、結果よい事尽くしです。

部屋

個室にできるなら貸切で個室にしたほうがいいです。特別感ありますし、色々な事をしやすいです。

予約方法

電話で確認が基本ですが、手間を惜しまず直接訪問しましょう

なぜかというと、直接訪問は部屋を確認できますし、混み合っている時も交渉する事ができます

運良くキャンセルが入って取りたかった部屋が空いた時も、すぐに確保できる可能性が上がります。

何軒か予約して滑り止めを確保しつつ、お店を下見して決めるというのも戦法の一つです。

ただ、決まったら他のお店には早めに連絡しておきましょう。

また別の機会で利用するかもしれません。丁寧でお互い気持ちの良い対応を心がけるべきでしょう。

メニュー

基本的にはコース、飲み放題でOK。この方がお金の管理や調整もしやすいです。

さらにきめ細かくしたいのであれば、個別料理についても確認しておきましょう。

社会人の集まりならば、一人5,000円以内で収めればあまり角が立つ事もありません。

日時・時間

時間はさほど問題ではないですが、気をつけたいのが日時。

遅いと予約をとれない恐れがある為、幹事をやる事が分かってるなら、

あらかじめ早めに予約しておくようにしましょう。

会費

基本割り勘ですが、組織に女性が多い場合、ほんの少しだけ男性が多めにしておいた方がよいかもしれません。

これが正解という事はないので、組織の空気を読んで決めた方がよさそうです。

集金は事前回収がスマートです。

そうでない場合、あらかじめ出席者のリストを用意しましょう。

僕はまだ使った事がありませんが、専用のアプリなんか使うと便利かと思います。

注意点

大抵だれか一人はドタキャンになってしまうケースが多いです。

お店側に前もってキャンセルの場合、どうなるか確認しておきましょう。

席の配置

基本フリーで良いですが、

組織内カーストの低い人には仲が良い人同士を隣に配置できるようにするなどの工夫があるとベストです。

偏り過ぎないよう、ある程度コントロールできるようにするといいでしょう。

席替えもしやすいようにすると良いです。

挨拶

乾杯、締めの挨拶はだれかにお願いしておきたい所です。短めに済ませてくれる人がいいですね・・・

二次会のセッティング

これも飲み会の雰囲気によりますが、

別の飲み屋にいくのか、カラオケか、事前に予約しておいたほうが無難です。

(混み合っていて、そのまま入ろうとすると入れない事が多い)

余興

せっかく やるなら、なるべく全員が楽しめる内容にしたいですね。

景品も頑張って用意すると、みなさんのモチベーションがより上がるので、企画によりますが、苦労した分の見返りはあると思います。

僕はミニゲームをよく企画していたので、反応がよかったものを紹介します。

連想ゲーム

お題を出して、より多くの人が考えるであろう回答を当てるゲーム。

(被った分得点になる)

お題:年末年始といえば?

A:正月

B:クリスマス

C:お年玉

D:大晦日

E:クリスマス

F:海外旅行

G:年賀状

H:正月

I:大晦日

J:忘年会

K:お年玉

L:正月

A〜Lまでが上記の回答をしたとすると、

正月:3人 お年玉:2人 クリスマス:2人となる。

1人重複につき10点とする。

正月を回答した3人が30点、お年玉、クリスマスを回答した人が20点

といった具合にスコアを足していく。

応用もしやすいのが特徴です。

面白い回答をあらかじめ考えておいて、それを言ったら特別点。

NGワードを考えておいて、それを出したらマイナス点。

などなど、自在に付け加えられます。

このゲームのいい所は、全員参加型で一人でも気兼ねなく参加できる点です。

無理にチームを組まなくてもいいですし、回答によっては意気投合できたりする事もあります。

若者のメンツ中心だったらけっこう盛り上がりやすいです。

最後に

どこまで力をかけるかによりますが、幹事は相当の労力を使います。

その分、企画力、調整力など様々な能力が磨かれ、上手くいけば感謝される事もあるので、苦労は報われます。

頑張りましょう!

Secured By miniOrange